Bulut Tabanlı Sözleşme Yönetim Sistemleri Nedir? Avantajları Nelerdir?
Taha Akbaş
Gün geçtikçe gelişen ve yaygınlaşan bir teknoloji olarak karşımıza çıkan bulut tabanlı sistemler, kurumların ve kişilerin iş süreçleri üzerinde kolaylaştırıcı işlevleri ile kendini gösterir. Bulut bilişim kurumların iş süreçlerindeki kaynak ve sermayelerinin korunması ve saklanması alanlarına yepyeni boyutlar getirmektedir. Bu noktada bulut tabanlı sistemler, hızla globalleşerek büyüyen dünyada ticareti ve ticari işletmeleri tekrar şekillendirecek temel araçlardan birisidir. Yeniliklere paralel olarak gelişen bu bilişim sisteminin hukuki altyapısının da doğru bir şekilde anlaşılması son derece önemlidir.
Bulut tabanlı sistemler için birçok farklı tanım kullanılsa da genel olarak kullanıcıların; veri üretimi, aktarımı, saklanması ve görüntülenmesi süreçlerini internet ile etkileşim kurdukları sunucular üzerinden gerçekleştirmeleri şeklinde ifade edilebilecek hizmet modeli olarak tanımlanır.
Bilişim süreçlerinde, sanal ve fiziksel bilgi işlem kaynaklarının müşterek havuzundan yararlanma ölçüsüne göre belirlenmiş bir bedelin ödenmesi karşılığında internet üzerinden yürütülmesine imkan sunulmasını amaçlayan sözleşmelere, bulut tabanlı sözleşme adı verilir. Özellikle pandemi döneminin etkisiyle yer ve zamandan bağımsız olarak çalışmak ve işlemleri bu yolla sürdürmek son derece yaygınlaşmıştır. Bulut tabanlı sözleşme yönetim sistemleri, ihtiyaç duyulan verilere yer ve zamandan bağımsız olarak ulaşmaya ve işlemleri sürdürmeye olanak sağlaması bakımından da oldukça önemlidir.
Bazı durumlarda bulut bilişim hizmeti, son kullanıcılar tarafından alt hizmet sağlayıcılar aracılığı ile de sağlanabilmektedir. Bu gibi durumlarda bulut bilişim sağlayıcısı ile alt hizmet sağlayıcılar arasındaki doğrudan doğruya ya da dolaylı sorumluluk ilişkisinin net bir şekilde belirlenmesi gerekir.
Bulut bilişim sözleşmelerinde özellikle; verinin saklandığı yer, yedekleme alanı, servis sağlayıcı merkezi, tarafların ikamet adresleri gibi unsurların çoğu zaman birden fazla ülkede yer aldığı görülür. Bu konuda görülen birçok örnekte verilerin tek bir ülke üzerinde bulunmadığı belirtilir. Bu nedenle çoğunluğu yabancılık niteliği bulunan bulut bilişim sözleşmelerinde uygulanacak hukukun kararlaştırılması oldukça büyük bir önem taşır.
Bulut bilişim sözleşmesi, karşılıklı olarak iki tarafa borç yükleyen bir sözleşmedir. Bu sözleşmede, servis sağlayıcının borcu, bilişim süreçlerinin internet üzerinden yürütülmesini sağlamaktır. Tüketicinin borcu ise bilişim sistemine dahil olan bilgi işlem kaynaklarının paylaşımlı kaynak havuzunun ortak kapasitesinden yararlanma oranına göre belirlenen ücreti ödemektir.
Kendine özgü bir sözleşme türü olarak karşımıza çıkan bulut bilişim sözleşmelerinde özellikle kişisel verilerin korunması, veri güvenliği, sorumluluk, gizlilik, uygulanacak hukuk gibi konular son derece büyük bir önem taşımaktadır. Bulut bilişim sözleşme sistemlerinin kullanıcılarına sağladığı avantajlar göz önüne alındığında sistemin işlevselliği daha net anlaşılacaktır.
Dijitalleşme trendi ile hayatımıza giren kağıtsız süreçler ve doküman yükünü en aza indirgeme çabasındaki şirketlerin aksiyonları doğrultusunda günümüz iş hayatının en çok ilgilendiği konulardan birisi de dijital dönüşümdür. İçinde bulunduğumuz küresel kriz döneminde dijital dönüşüm olgusunun ne kadar büyük öneme sahip olduğunu görebiliyoruz.
Dijital dönüşümünü tamamlamış veya belirli düzeye getirmiş şirketlerin küresel zorlukları nasıl en az hasar ile atlattıklarını gördükçe dijital dönüşümün önemi bir kez daha somutlaşmış oluyor.
Günümüz ticaret dünyasında hemen hemen her alan dijitalleşme süreçlerinden etkilenmiş bulunuyor. Öyle ki artık iş akışlarını yöneten birçok yazılım mevcut. Bu noktada gözden kaçmış bir alan tespit ediyoruz, sözleşmeler ve sözleşme süreçlerinin dijitalleştirilmesi. Sözleşmeler hukuk ve ticaret hayatının kaçınılmaz kesişim noktasıdır. Ne var ki böylesine kritik öneme sahip bir nokta dijitalleşme ile çok geç tanışmıştır. Ülkemizde sözleşme süreçlerinin dijitalleştirilmesi için ilk adımları atan ekiplerden birisi olan onedocs ekibi olarak bu yazımızda sizlere bulut tabanlı sözleşme yönetim sistemlerinin faydalarından bahsedeceğiz.
Dünyamızın son iki yılda başından geçen gelişmeler sonrasında iş hayatımız köklü değişikliklere uğradı. Karma (Hibrit) çalışma modeli bu değişikliklerden sadece bir tanesidir. Değişen şey sadece çalışma modelimiz değildi aynı zamanda işlerimizi halletme ve görevlerimizi tamamlama süreçlerimiz de değişti. Bu değişimin ismi ise dijitalleşme oldu.
Dijitalleşme sayesinde artık işlerimiz için gerekli olan şeyleri elde etmek için bir dolaba veya arşive ihtiyacımız kalmadı. İhtiyaçlarımız doğrultusunda hazırlanmış yazılımlar sayesinde doğru parametreleri girerek bulmak istediğimiz doküman, bilgi vb. unsurlara anında erişebilir hale geldik.
Tam da bu noktada sözleşme süreçleri dijitalleşmeyi takip etmesi gerekirken eski usul e-posta trafiği içinde sıkışıp kalmış vaziyette. Güzel haber şu ki artık bu durum değişiyor. Sözleşme yönetim sistemleri sayesinde e-posta trafiği içinde geciken, kaybedilen ve unutulan sözleşmeler tarih oluyor. Sözleşme yönetim sistemi, sözleşme süreçlerinizi tek bir platformda topluyor ve bu süreçleri tamamen dijitalleştiriyor.
Önemli olan konu ise ihtiyacınıza uygun çözümler sunabilen bir sistem bulmaktır. Bir sözleşme yönetim sisteminin bulut tabanlı olması siz ve şirketinizi birçok yan kurulum maliyetinden kurtarır. Aynı zamanda bulut tabanlı özelliği sayesinde tüm sözleşme süreçlerinizi sadece ofise bağlı kalmadan her yerden yönetmenizi sağlar ki bu özgürlüğün ne kadar değerli olduğunu pandemi döneminde tüm dünya gördü. Bulut tabanlı sistemler hızlı kurulumu, kurulum ve bakım maliyetlerinin olmayışı gibi sebeplerden ötürü tercih edilmelidir.
onedocs ekibi olarak sizlere tüm detayları düşünülmüş bulut tabanlı sözleşme yönetim sistemimizi tanıtmaktan memnun oluruz, bunun için internet sitemizden görüşme talep etmeniz yeterli olacaktır.
