Doküman Yönetimi Nasıl Gerçekleştirilmeli?
Ataer Yarar
Dijital dünyada, doküman yönetimi ve paylaşımı stratejik önem taşımaktadır. Kurumsal bir doküman yönetimi sistemi kullanmayan bir şirket kendini, içerikler ve dokümanlar hakkında tüm bilgiye sahip olan çalışanların insafına kalmış durumda bulacaktır.
Müşterilerinize hızlı dönüş yapmak için iş belgelerinize çabuk ve kolay ulaşmanız gerekir. Günümüzün yeni nesil dijital programları dokümana erişim, düzenleme ve paylaşım gibi işlemleri belirli bir sistem dahilinde merkezi olarak yönetmenizi sağlar. Milyonlarca kağıt ve elektronik belgenin olduğu ortamlarda, iş gücü ve zaman kaybını ortadan kaldırır. Gelişmiş arama motoru, belgeye ihtiyaç duyulduğu anda erişilmesini sağlar. Versiyon kontrolü, güncel dokümanların üzerinde çalışılmasını sağlar. İzleme ve güvenlik fonksiyonları içeriğinizi korur, güvenle paylaşılmasını sağlar. Merkezi bir doküman yönetimi sistemi olmadan verimlilikten söz edemeyiz. İhtiyacınız olduğunda belgeler iş akışı ile işlem adımlarına yönlendirilir. Süreç sırasında ihtiyaç duyulan belgelere hemen erişilir. Bu sayede hatalı karar alma olasılığınız düşer.
Saydığımız özellikler hukuk dünyasının merkezine doğru yerleşirken, birlikte doküman yönetiminin nasıl gerçekleştirilmesi gerektiğine dair cevaplar arayalım!
Doküman yönetiminde iş akışı ile bütünleşik çalışan doküman yönetimi, süreç sırasında topladığı belgeleri otomatik olarak kendi doküman yönetimi sistemine aktaran dinamik yapılardır. Böylece dokümanları toplamak, paylaşmak, arşivlemek ve yönetmek için kullanıcılar efor harcamazlar. Dinamik belge yönetimi olarak adlandırdığımız bu yöntem ile kurumsal hafıza kendiliğinden oluşur, böylelikle aktarımlarınızı partlar arasında rahatlıkla gerçekleştirebilirsiniz.
Kurum genelinde çalışanlar, insan kaynakları, operasyon, müşteri hizmetleri, kalite, satın alma ve finans gibi bölümlerin güncel dokümanlarına ve önceki versiyonlarına yetkiler dahilinde genellikle mobilden ve webden erişirler.
Böylelikle belgeleri revize edilirken nelerin değiştiğini gösteren dinamik yazılımlar sizi kurumsal olarak güçlendirebilir! Güçlü arama motoru seçeneği, belgenin içinde geçen kelimelerden hemen belgeye ulaşmanızı sağlar. Sohbet uygulaması, doküman hakkında canlı olarak takım arkadaşlarınızla mesajlaşmanızı sağlar. Büyük belgeleri, indirme linki ile süresini ve indirme sayısını sınırlayarak kolayca paylaşırlar. Yeni nesil doküman yönetim sistemlerinde güncel yaşamı pratik ve daha hızlı ulaşabilir kılacak birçok yeni dinamik trendi var. Doküman yönetimi özetle işletmeye ait tüm bilgi, belge ve görsel materyalin belirli kanallar yolu ile yönetilmesi, saklanması ve takip edilmesine doküman yönetimi adı verilerek kurumsal yaşamın düzlemini yeniden oluşturuyor.
Güçlü arama ayrıcalığına sahip doküman yönetim sistemleri mobil ve web uygulamasından dokümanlara kolayca ulaşmanızı sağlar. İşlemleri hızlandırır, verimliliği arttırır. “Dokümanı kim versiyonlamış?”, “Belge üzerinde ne çalışmalar olmuş?” gibi yapılan tüm işlemler kayıt altında tutulur. Dokümanlarınız, kurumsal yapınıza ve yetki politikanıza göre organize edilir. Böylelikle doküman yönetimi işlerinizi kolaylaştırır ve hatalarınızı önler. Kurumunuza ait bir denetim sistemi kurmuş olmanızı sağlar.
Ek yatırım gerektirmeyen bulut teknolojisine sahip JETLEXA özellikle kurulum maliyetlerini ortadan kaldırarak önemli bir avantaj kazandırıyor. Sunucu gibi ek donanımlara ya da işletmedeki bilgisayarlara ayrı ayrı yazılımlar kurmaya gerek bırakmayan Sözleşme Yönetim Sistemi JETLEXA hemen kullanıma alınıyor, donanım bakım maliyeti söz konusu olmuyor. Böylelikle kurum içi daha hızlı bir doküman yönetim hizmeti almış oluyorsunuz.
Üstelik yukarıda saydığımız tüm gelişmiş özelliklere sahip JETLEXA ile gelişmiş arama özelliğiyle sözleşme belgeleriniz arasında sörfe çıkarken sözleşlemelerinizin versiyonlarını tek tıkla görüntüleyebilirsiniz. Böylelikle değişimleri veya hata unsurlarını doküman yönetim yazılımlarında olduğu gibi oldukça akışkan bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
Bulut çözümlerinde en yeni teknolojileri kullanan ve kapsamlı deneyimini her geçen gün artıran JETLEXA güvencesiyle, bulutta tutulan tüm veriler daima koruma altında oluyor. Bu sayede sözleşme belgelerinizde verilerin kaybı ya da yetkisiz kişilerle paylaşılması gibi güvenlik açıkları söz konusu olmuyor.
JETLEXA’nın sizler için sıraladığımız bir pratiğin üzerinden birlikte geçmiş olduk. Bir doküman yönetim sistemi gibi davranan ancak içerisine dahil olduğunuzda yeni güçlerle tanışarak çok daha derinlikli bir yapının varlığını keşfetmeniz mümkün!
Dijital Sözleşme Platformu JETLEXA, bulut-tabanlı (SaaS) bir hizmet olduğu için abonelik modeli çerçevesinde aylık/yıllık kiralama bedeliyle üyelik oluşturmanız mümkün. Dijital Sözleşme Platformu JETLEXA’yı satın almak için tek yapmanız gereken web sitesi üzerinden bizimle iletişime geçmek veya JETLEXA İş ortaklarından destek almak. Satın alma işleminin ardından uygulama hemen kullanıma alınabildiğini de eklemek gerek!
