Doküman Yönetimi Yol Haritası

Romalıların geliştirmiş olduğu ilk arşivleme tekniklerinden günümüze uzanan dijital devrime kadar geçen süreç içerisinde, döküman yönetim sistemlerinin görünüm değiştirdiğine tanıklık ediyoruz. Yeni nesil teknolojiyle harmanlanmış döküman sistemlerine dair bilgi sahibi olmak istiyorsanız, bu yazımızda size bir yol haritası sunuyoruz! 



İlk durak: Döküman Yönetimi Nedir?

Kurumların yaşamsal süreçleri boyunca ürettikleri belge, bilgi ve görsel materyelleri depolayabilmek, takip edebilmek ve yönetebilmek için döküman yönetimi sistemlerine ihtiyaç duyduklarını biliyoruz. Kağıt üzerindekini dijital ortama aktarma işlevselliğine sahip olan döküman yönetimi sistemleri, aslında birikim felsefesine dayanıyor ve bünyeniz içerisinde kurumsal hafıza yaratmanızda aracı rolü üstleniyor.

Bilinen tüm iş ortamlarında bilgi, farklı türden dokümanlarda saklanır ve yapılandırılmış (structured) ve yapılandırılmamış (unstructured) olmak üzere farklılaşan bilgi kümeler dahilinde birikir.

Yapılandırılmış (structured) bilgi birikimi, kurumsal kaynak planlama (ERP), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) veya finans uygulamaları ayrışık olmayan sistemler bünyesinde yaratılan, işlenen ve saklanan kurumsal bilgileri içerir. Bu tarz bilgi kümeleri, veritabanları gibi formatlı yapılarda tutulur, arayüz programları tarafından ayrıştırılarak başka sistemlere aktarımları mümkündür.

Yapılandırılmamış (unstructured) bilgi birikimi ise elektronik posta mesajları, notlar, dokümanlar gibi ortak çalışma gruplarınca yaratılan, işlenen ve saklanan bilgi kümelerini içerir. Bu tip bilgi birikimlerinin bir kısmı elektronik olarak bir kısmı da kağıt üzerinde saklanırlar. Elektronik ortamda bulunan dokümanların bir kısmı iş uygulamalarından, bir kısmı ise ofis içi veya dışında yürütülen ortak grup çalışmalardan kaynaklanmaktadır. Bu bilgi dağarcığında dokümanları faks, tutanak, yazışma, form, rapor, prezentasyon gibi ofis yazılımlarının çıktıları olarak çeşitlendirebiliriz.

Döküman yönetimi nedir sorusuna yanıt, aslında bu bilgi birikim kümelerine kolay ulaşabilmeyi, hızlı yönetebilmeyi ve kontrol edebilmeyi sağlayan yazılımlar olarak verilebilir. Böylelikle döküman hazırlama maliyetinizi düşürebilir, veri tekrarlarının önüne geçebilir, dökümanlara erişimi yaygınlaştırabilir ve kurumsal bünyenizdeki içerik bütünlüğünde artış sağlayabilirsiniz.

İkinci Durak: Döküman Yönetimi Neden Önemlidir?

Geleneksel yöntemlerle kağıt üzerinde bilgiye erişme yöntemleri kurumlar için maliyetli olurken ihtiyaç duyulan bilgiye ve belgeye zamanında ulaşma noktasında son derece olumsuz bir etki yaratır. İş süreçleri arasındaki rekabetin hızla arttığı günümüzde bilgiye hızlı ve kolay erişim hayati bir önem taşımaktadır. Doküman Yönetim Sistemleri ile gelen giden evraklar, gelen fakslar, müşteri yazı ve dilekçeleri, elektronik ortamda tutularak, bilgi ve belgelere erişim hızlanır. Bu sayede iş süreçleri için verimlilik artarken karar verme süreçleri üzerinde de hızlandırıcı bir etki bırakır. 

Doküman yönetiminin önemini şu şekilde sıralayabiliriz; 

Yüksek Verim

İş süreçlerinde ihtiyaç duyulan belgelere ulaşmak ya da tekrarlayan görevlere yönelmek için daha az zaman harcandığında, yüksek değerli işlere daha fazla zaman ayrılabilir. Bu durum verimliliğin artmasına destek olur. 

Azaltılmış Güvenlik Riski

Bilgi ve belgelerini güvenli bir ortamda tutmak, erişim kontrolleri uygulamak, bilgi güvenliği riske atacak durumları azaltır. Doğal afetler gibi olağanüstü durumlarda hiçbir veri kaybı yaşanmadan belgeler korunmaya devam eder. 

Belgelere Hızlı ve Kolay Ulaşım

Yapılan araştırmalarda çalışanların bir belgeyi aramak için ortalama 18 dakika harcadığı belirtilmiştir. Meta veri tabanlı bir doküman yönetim sistemi, doğru belgeyi bulmayı hızlı, kolay ve pratik hale getirir.

İleri Teknoloji ve Gelişmiş İş Birliği

Bir doküman yönetim sistemi, bilgi paylaşımını ve iş birliğini kolay bir hale getirerek, farklı kaynaklardan gelen belgelerin birden çok alandan hızlı bir şekilde erişilebilir olmasını sağlar. Doküman yönetim sistemini kullanan kullanıcılar belgeleri diledikleri an yer ve zamandan bağımsız olarak paylaşabilir, iş akışlarını ve süreçleri izleyebilir, belgeleri birlikte oluşturabilir ve tüm bunlardan daha fazlasını ortak bir platform üzerinden yürütebilir. 

Üçüncü Durak: Döküman Yönetiminde Dikkat Edilmesi Gereken İpuçları

• Dokümanlarınızın sisteme kaydınının güvenli bir şekilde kaydedildiğine dikkat edin! Yeni nesil uygulamalar için basit bir işlem olsa da güven veren uygulamaları tercih edin.
• Arama ve getirme özelliği sizin verimliliğinizi arttırabilir! Elektronik döküman yönetimi sistemlerinde arama yapabilmek hem erişim kolaylığı sağlar hem de zaman tasarrufu yapabilmenize destek olur.
• Güvenlik ve versiyon kontrolü doğrulama özelliği sayesinde, bünyeniz içerisinde belge sirkülasyonunu kontrol edebildiğinizi unutmayın! Bünyenizde var olan departmanların veya rolün hangi bilgiye ulaştığını, döküman yaratma süreçlerini kimin üstlendiğini takip edebilmek için bu özellik önemli bir ayrıntı olarak öne çıkıyor.
• Doküman saklama ve arşivleme özelliği, döküman yönetimi sistemleri içerisinde bulunması gereken en temel fonksiyonlardan biri olarak dikkat çekiyor. Kayıt etme, silme veya arşivleme gibi teknik işlemleri yaparak arşivlemede ustalaşın.

Varış Noktası: Sözleşmeler! 


Kurumsal yol haritanızda en önemli destinasyonlardan birinin sözleşmeleriniz olduğu gerçeğini göz ardı etmeyin. Doküman yönetimi sistemlerinde profesyonel seviyesine ulaşmanız için sözleşme yönetiminde de beceri kazanmanız gerekmektedir.

Tek bir platformda güvenli dolaşım alanı sunan JETLEXA CLM ile sözleşme yönetiminizde önemli maddeleri arşivlemek, kurumsal hafıza oluşturmak, rol tabanlı yetkilendirmeyle karşılıklı müzakere etmek ve departman, rol bazında sözleşmelerinizi yürütmek mümkün!

Şimdi demo talebinde bulunarak, ekibimizle doğrudan iletişime geçebilirsiniz. Daha fazlasını keşfetmek için JETLEXA Blog’a göz atmayı unutmayın.

‍