Günümüzde neredeyse her alanda dijitalleşme hız kesmeden devam etmektedir. İş süreçleri başta olmak üzere günlük hayatımızda kullandığımız birçok alan, faaliyetlerini de bu dijital ortamlar aracılığıyla sürdürmektedir.
Resmi işlemlerin elektronik ortama taşınmasıyla karşımıza çıkan önemli bir kavram da elektronik belge kavramıdır. İşletmelere sağladığı birçok kolaylık ve avantaj elektronik belge kullanımını da önemli ölçüde artırmıştır. Formatı ve kapsamı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen elektronik belgelerin özellikleri ve sağladığı 5 önemli avantaja yer verdiğimiz yazımızı okumaya devam edebilirsiniz.
Elektronik belge adıyla da bilinen E-Belge teknolojik gelişmelerin iş süreçlerine yansımasıyla ortaya çıkmış bir kavramdır. Elektronik belge, yaşanan gelişmelere paralel olarak dijital dönüşüm kapsamında Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından uygulamaya geçirilen tüm elektronik belgeleri içine alan genel bir sistemdir.
Elektronik belgelerin özellikleri konusuna geçmeden önce birçok farklı çeşidi olan bu elektronik belgeleri daha yakından inceleyebiliriz. İş süreçlerinde kullanılan elektronik belgeleri şu şekilde sıralamak mümkündür;
Farklı sektörlerde farklı şekillerde kullanılabilen elektronik belgelerin özellikleri de sıklıkla merak edilen konular arasında yer almaktadır. Elektronik belgeler tüm iş süreçlerinin dijital ortamdan yürütülmesine ortam sağlar. Bu anlamda iş süreçleri üzerinde son derece hızlı ve pratik bir etki bırakır. Geleneksel yöntemlerin aksine elektronik belgelerin özellikleri çok daha gelişmiş niteliklere sahiptir.
Elektronik belgeler; fiziksel saklama alanı ile arşivleme ihtiyacını gidererek dijital depolama imkanı sunar. Böylece hata ve kaybolma riski de en aza inmiş olur. Aynı zamanda geriye dönük belgelerin hızlı bir şekilde sorgulanabilmesini de sağlar. Elektronik belgeler genel olarak operasyonel maliyetleri düşüren ve çevreyi koruyan bir belge türü olarak karşımıza çıkar.
Elektronik belgelerin özellikleri bölümünden de anlaşılacağı üzere elektronik belgeler kullanıcılarına birçok kolaylık sunar. Elektronik belgelerin kullanıcılarına sunduğu 5 önemli avantajı şu şekilde sıralayabiliriz;
İlginizi Çekebilir: Dijital Dönüşüm Nedir?