Gizlilik Sözleşmesi Nasıl Hazırlanır? Gizlilik Sözleşmesi Hazırlanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Ayşenur Gömbeci
Günümüzde endüstriyel ürünlerden ziyade fikirlerin ve iş stratejilerin önem kazandığını söyleyebilirim. Özellikle startup ve girişimlerin artmasıyla artık kişiler için fikirlerin önemi daha da kritik, zira girişimciler yatırım almak için fikirlerini paylaştıklarında fikirlerinin çalınma riski de ortaya çıkmaktadır. Aynı zamanda iş hacmi büyük tüzel kişilerin ticari sırlarının önemli ölçüde işletmesel değeri de bulunmaktadır. Fakat hem gerçek hem de tüzel kişilerin, ticari işlerini yürütebilmesi için bu bilgi veya belgelerin elbette ki paylaşılması gerekmektedir. Bu bilgilerin, üçüncü kişilerle paylaşılmasını engellemek ve korunmasını sağlamak için en güvenli yol olan gizlilik sözleşmesinin imzalanması ise kaçınılmaz. Özellikle şirketlerin birleşme ve devralma işlemlerinde alıcıyla şirketin tüm bilgilerinin paylaşılması risk yaratacağından, gizlilik sözleşmesi sıklıkla kullanılmaktadır.
Peki bu gizlilik sözleşmesi hazırlarken dikkat edilmesi gereken unsurlar neler? Gizlilik sözleşmesi uygulamada ne şekilde karşımıza çıkıyor?
Türk hukuk sisteminde gizlilik sözleşmesi kavramı Anglo-Amerikan hukukunda Non-Disclosure Agreement (“NDA”) olarak karşımıza çıkmaktadır. Üçüncü kişilerle paylaşılması istenmeyen bilgilerin korunması amacıyla taraflar arasında imzalanan bu sözleşmenin muhakkak gizlilik sözleşmesi adını alması gerekmez. Sözleşme bu ismi taşımasa dahi niteliği göz önünde bulundurularak taraflar ifşa etmeme yükümlülüğü altına girer.
Gizlilik sözleşmesi taraflardan birine, gizli bilgi niteliğindeki bilgileri ifşa etmeme ve taraflar arasındaki ilişkinin dışında başka bir amaçla kullanmama şeklinde iki yükümlülük getirir. Bu bilgiyi gizli tutmak için gerekli tüm önlemlerin alınması da bu kapsamdadır. Tarafın kusuru sebebiyle bu gizli bilgilerin öğrenilmesi durumunda da sorumluluk doğacaktır.
Gizlilik sözleşmesinin taraflarını, bilgiyi paylaşan taraf ve bilgiyi gizli tutma yükümlülüğü altında bulunan (alıcı) taraf oluşturur. Burada dikkat edilmesi gereken nokta bilgiyi paylaşan tarafın onayı olmadan alıcının bu bilgiyi paylaşamamasıdır. Alıcının çalışanlarıyla dahi gizli bilgileri paylaşabilmesi için diğer tarafın muvafakatı aranır.
Gizli bilgi bu sözleşmenin temel unsurlarındandır. Bu yüzden kapsamı genel tutulmaması gerekir. Tarafların yükümlülüklerinin ve gizli bilginin kapsamı detaylı bir şekilde ele alınmalı ve sözleşmeye eklenmelidir. Zira taraflar sözleşmeyi hazırlarken yükümlülüğün detayları dile getirilse dahi yazılı olarak sözleşmeye eklemezlerse, ihtilaf durumunda ispat problemi yaşanabilir. Fakat bu husus her iki taraf içinde farklılık gösterir. İfşa etmeme yükümlülüğü altında bulunan taraf yükümlülüğünü azaltmak için gizli bilginin kapsamını dar tutmak isterken, bilgiyi paylaşan taraf da geniş tutmak isteyecektir.
Gizli bilgi kapsamına ne tür hususların dahil olabileceği akla gelen bir sorudur. Bu doğrultuda halka açık olmayan gizli veya sır mahiyetindeki tüm kişisel bilgiler, özel sırlar, bilgiler, kayıtlar, belgeler, elektronik veya diğer şekilde saklanan malumatlar, sunumlar, günlük planlama bilgileri, programlama bilgileri, istatistikler, yönetim karar ve kayıtları, şirket içi geliştirilmiş müşteri geliştirme yöntemleri, çalışmalar, araştırmalar, keşifler, dizaynlar, metot, ilerleme, geliştirilmiş teknikler, müşteri portföyü, ticari sır yasal korumaya konu olmasa bile diğer her türlü yenilik ve tarafların aralarındaki ilişki esnasında yazılı ya da sözlü yoldan öğrenecekleri tüm ticari, mesleki, mali, hukuki, teknik bilgiler, ürün/üretim ve makine bilgileri, her türlü hammadde, muhtemel ve mevcut tedarikçi ve müşteri bilgileri gibi işletme bilgileri, satış ve pazarlama, kalite kontrol yahut yönetim stratejileri, müşteri ve bayi profilleri, fiyatlandırma politikaları, güvenlik sistemleri, fatura, dekont, ekstre, mizan, raporlar ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü muhasebe bilgileri ‘’ gizli bilgi’’ olarak nitelendirilebilir.
Kimi zaman kanun kimi zamanda ifşa edilmemesinde yarar olmadığı ya da herkes tarafından bilinen ya bilinebilir olan hususlar gizli bilgi kapsamının dışında tutulması gerekir. Belirtmek gerekir ki bu gibi hallerde bazen de bilgiyi ifşa etmeme yükümlülüğü hakkaniyete aykırı olabilir. Örneğin gizlilik sözleşmesinden önceden alıcının bildiği bilgiler, hukuken açıklanması zorunlu olan mahkeme kararları ya da kanun hükümleri, gizlilik sözleşmesinin tarafı olmayan kişilerce bilinen bilgiler gizlilik sözleşmesinin kapsamı dışında tutulmalıdır.
Gizlilik sözleşmesi süresiz olarak yahut belli bir süreliğine düzenlenebilir. Tarafların iradeleri doğrultusunda süre belirlenecek olup, sürenin uzunluğuna karar verirken gizli bilgilerin ne kadar süreyle ifşa edilmemesi gerektiği göz önüne alınmalıdır. Nitekim süre sonunda alıcının yükümlülüğü ortadan kalkacağı için, bilgi paylaşılabilir hale gelecektir.
Yaşadığımız bilgi toplumunda iletişim ağının hayli gelişmesi, kaynakların ve bilgiye erişim imkanlarının niteliğindeki dönüşüm gizli sözleşmesi hazırlamanın mahiyetini son derece arttırmıştır. Bu yüzden sözleşme son derece özenle hazırlanmalıdır. Ayrıca bu sözleşmenin ihlali halinde alıcının gerek borca aykırılıktan gerekse haksız fiilden sorumluluğu doğacaktır. Sözleşmenin bu niteliği itibariyle de ayrıca değerlendirilmesi gerekir.
Daha fazlası için JETLEXA Blog'u keşfedin! Sözleşme yönetimi ile yeni nesil hukuk teknolojisine erişin.
