İş Akışınızı Yeniden Düşünün
Taha Akbaş
Büyük projeler, yoğun saatler ve iş birliğinin sağlanması. İşte bu konular şirketinizin iş akış stratejisini belirleyen temel unsurlardır. Öyle ki, yürütülen proje kapsamında oluşturulan dokümanlarda oluşabilecek uyumsuzluklar ve hatalar şirketinizi büyük zarara uğratmaktadır. Bu sebeple oluşturulan yazılı dokümanların belirlenmiş iş akışı süreçlerine tabi tutularak uygunluk denetiminden geçirilmesi gerekmektedir.
Günümüz çalışma hayatındaki projelerin kapsamı düşünüldüğünde şirket içinde departmanlar arası ve şirket dışı danışmanlıklar ile iş birliği içinde olmak bir şart haline gelmiştir. Bütün bu organizasyon içinde iş akışı şemanızı doğru oluşturmanız ve yönetebilmeniz hayati önem taşımaktadır.
İş akışı kavramı iş hayatımızın yoğunlaşması ile birlikte ortaya çıkmıştır. Artan iş birliği gereksinimi ve hızlı karar alabilme becerisinin şirketler için önem arz etmeye başlaması dolayısıyla olası senaryolar için önceden planlama yapmaya başlanmıştır. İş akışı teriminin tanımı ise tamamen bahsetmiş olduğumuz gereksinimlere bağlı olarak şekillenmiştir.
İş akışı, bir şirketin farklı farklı varyasyonlardaki senaryolar için önceden oluşturulmuş istişare, kontrol ve onay gibi adımların planlamasının yapıldığı süreç yönetimi olarak tanımlanmalıdır. Zaman içinde mesleki tecrübe arttıkça neredeyse yüzde yüz oranında isabetli iş akışları planlanabilmeye başlanmıştır.
İş süreçlerinin belirlenen hedefler ve stratejiler doğrultusunda yürütülmesini sağlayan ve bu sayede verimliliği artıran iş akışı işletmeler için son derece önemli bir kavramdır. İş akışı, iş süreçlerindeki tüm öğelerin yer aldığı kapsamlı bir şablon ortaya koyar. Bir iş akışı; grafiksel bir tasarıma, diğer platformlarla iletişim kurabilmek için temel entegrasyon niteliklerine ve tüm verileri sayısal olarak ölçmek ve raporlamak için gerekli özelliklere sahip olmalıdır. Tüm bu özellikler bir araya geldiğinde iş süreçleri arasındaki etkileşim hızlanacak ve verimlilik de oldukça büyük bir artış gösterecektir. İş süreçleri için birçok önemli fayda sağlayan iş akışının önemini şu şekilde sıralamak mümkündür;
Bunlarla birlikte iş akışı sistemlerinde en önemli noktalardan biri, süreçteki tüm çalışanların görevleri dahilinde sorunsuz bir şekilde kolayca kullanabileceği ve gerekli durumlarda raporlama yapabileceği bir sistem olmasıdır. Günümüz teknolojilerinin hızlı ve gelişmiş yapısı ile web üzerinde çalışan bir sistemin kullanılması sürecin zaman ve mekandan bağımsız olarak erişilmesine de ortam sağlar.
Tüm bu noktalar göz önünde bulundurulduğunda iş akışının önemi daha da net bir şekilde anlaşılmış olacaktır. Verimli, hızlı ve sorunsuz bir iş süreci yürütebilmek için iş verilerin tümünü görmeyi sağlayan iş akışı olmazsa olmaz noktaların başında gelir. Sahip oldukları verileri etkili bir şekilde yönetebilen ve sürdürebilen işletmeler rekabet ortamında da bir adım önde olacaklardır.
İş akışı yönetimi iyi yapıldığında projelerinize hız kazandırırken kötü yönetilen iş akışları ise zaman kaybetmeye yol açacaktır.
Bu sebeple iş akışınızı oluştururken ilgili tüm kişilerin rollerinin belirli olması gerekmektedir. Geçirgen roller tek bir adımda yoğunluk oluşturarak zaman kaybına yol açacağı için ilgili kişilerin rollerinin açıkça belirlenmesi gerekir. Ek olarak iş akış süreci içerisinde onay alma şartları açıkça belirlenmelidir. Onay şartlarının açıkça belirlenmemesi onay gerektirmeyen bir belgenin onay sürecine dahil olması gibi sonuçlar doğurarak sürecin uzamasına sebep olacaktır.
Hukuk ekipleri için iş akışı olgusu büyük önem taşımaktadır. Oluşturulan sözleşmelerin uyumluluk kontrollerinin yapılması ve sözleşme toplam bedeline göre şirket içi organizasyonda kim tarafından onaylanması gerektiğinin önceden belirlenmiş olması süreç yönetimini hızlandıran etmenlerdir.
İş akışı yönetiminin etkili bir şekilde yapılması işletmeler için son derece önemlidir. 5 maddede iş akışı yönetiminizi yaparak işletmenizin verimliliğini artırabilirsiniz!
İş akışı yönetiminin ilk ve en temel basamağı yapılacak işin belirlenmesidir. İşin tanımının yapılması içerisinde hangi öğeleri barındıracağına ve nasıl bir akış uygulanacağını belirtmenin önemli bir adımıdır.
İşin başlangıç ve bitiş noktalarının belirlenmesi iş sınırları içine dahil olan alanların belirlenmesi noktasında oldukça gereklidir.
İşin nasıl yapılacağının belirlenmesi iş akış yönetiminin nasıl yürütüleceği ve sürecin ne şekilde ilerleyeceğini görmeyi sağlayacaktır.
Zaman planlamasının etkin bir şekilde yapılabilmesi için hangi adımın ne kadar bir zaman aralığına yürütüleceğinin belirlenmesi gerekir.
İş akış şeması üzerindeki adımların kim tarafından yürütüleceğinin de belirlenmesi sürecin yönetimini kolaylaştıracaktır.
İş akışı yönetimi, iş süreçlerinin bir bütün olarak görülebilmesini sağlayacaktır. Bu sayede süreçteki aksamaları görerek bunların giderilmesi ve verimliliğin artırılması için uygun yöntemler belirlenebilir.
Ayrıca, iş akış şemasında şunlarda yer almalıdır. ;
JETLEXA sözleşme yönetim sistemi ile ekip arkadaşlarınızı bir araya toplayabilir ve herkesin rollerini belirleyebilirsiniz. Bu şekilde sözleşme süreçlerinizde iş akışınızı hızlandırabilir ve iş birliğini kolayca sağlayabilirsiniz.
