İş Süreçleri Yönetimi (BPM) Nedir?

Bir kurumda hedefler doğrultusunda sürecin ve ilerleyişin planlanması son derece önemlidir. Kurum içi iş süreçlerinin tanımlanması, iş akışlarının süreç hedeflerine yönelik olarak optimize edilmesi, çeşitli modellemelerin yapılması ve izlenmesi yaklaşımına İş Süreçleri Yönetimi (BPM) adı verilir.

İş süreçleri yönetimi (BPM); iş süreçlerinin keşfedilmesi, modellenmesi, analiz edilmesi ve geliştirilmesi için birçok farklı yöntem kullanan bir disiplindir. İş süreçleri yönetimi (BPM), iş süreçlerini yöneterek kurumsal performansı en iyi noktaya taşımayı hedefler. İş süreçleri yönetiminin önemi ve süreç aşamalarına yer verdiğimiz yazımızı okumaya devam edebilirsiniz.

İş Süreçleri Yönetiminin Önemi

İş süreçleri yönetiminin en önemli özelliği kurum süreçlerinin tümünü içine almasıdır. İş süreçleri yönetimi, sahip olduğu özellikler ile kullanıcı ve geliştiriciler arasında sağlıklı bir iletişim köprüsü oluşturur. Bu sayede kurum süreçleri, iş ve teknik ekipler arasında ortak bir iletişim ağı oluşturulmuş olur.

İş süreçleri yönetimi işletmelerin;

İş süreçlerini,
Süreçler arası etkileşimi,
Girdileri ve çıktıları,
Her türlü hareketleri,
Süreçte kullanılan araç-gereç ve belgeleri,
Sürecin performansının nasıl belirleneceğine yönelik adımları,

Belirleme noktasında son derece önemlidir. Doğru yapılandırılmamış bir süreci, doğru bir şekilde izlemek ve ölçmek de mümkün olmayacaktır. Bu durum sürecin verimliliği konusunda yanlış bilgi vererek sağlıklı karar alma noktasını olumsuz etkileyecektir. İş süreçleri yönetimi, sağladığı imkanlarla verimlilik ve etkin ilerleme konusunda son derece önemli bir kavramdır. İş süreçleri yönetimi;

İşletmelerin uzun ve kısa vadeli stratejilerini belirler.
İşletmeye ait stratejilerin tüm süreçlerde uygulamaya geçmesini sağlar.
işletmenin vizyon, misyon, hedef ve stratejileri ile uyumlu süreç aşamalarını belirler.
Süreç içinde ilerleyen noktaların etkililiğini değerlendirir ve gerekli planlamaları yapar.
Süreçler ve organizasyon arasındaki etkileşimi gözlemleyerek uygun iletişimsel yapıyı oluşturur.
Tüm süreçleri ve süreç içindeki etkileşimleri belirler. Aynı zamanda işletmelerin var olan durumunu hem genel hem de noktasal olarak görebilmelerini sağlar.
İşletmelerin var olan durumlarını görebilmeleri alacakları kararlar üzerinde de etkilidir.
Süreçlerin performanslarını ölçerek, süreçlerde aksamalara neden olan noktalarını hızlı olarak belirlenip gerekli adımların atılmasını destekler.

Tüm bu noktaların bir işletme için önemi göz önünde bulundurulduğunda iş süreçleri yönetimi kavramının önemi de daha net olarak anlaşılmış olacaktır.

İş Süreçleri Yönetiminin Aşamaları

İş süreçleri yönetiminin aşamalarını mevcutta işleyen süreç için iş süreçleri yönetimi ve yeni süreçler için iş süreçleri yönetimi olarak iki farklı şekilde incelemek mümkündür.

Mevcut süreçler için iş akışı yönetiminde ilk olarak var olan süreçlerin durumu ortaya koyulur. Bu aşamanın amacı; iş kurallarını özümsemek ve ilerleyişin hedeflenen nokta ile uyumlu olup olmadığını anlamaktır.

İkinci aşamada modelleme bölümüne geçilir. İş ilerleyişini gösterebilmek adına yeni süreçler tanımlanır ve küçük bir kullanıcı grubu ile tanımlanan yeni süreçler test edilir.

Daha sonraki adımda raporlar ve göstergeler kullanılarak Temel Performans Göstergeleri oluşturulur ve yapılan ölçümler takip edilir.

Son adım ise optimizasyon sürecini kapsar. Süreç için etkili bir raporlama sisteminin uygulandığı durumlarda, optimizasyon ya da süreç iyileştirme yöntemleri uygulanabilir. Bu noktada karşımıza çıkan İş Süreci Optimizasyonu, süreç verimliliğini artırmak, iyileştirmek ve daha detaylı yöntemlerle bireysel iş süreçlerinin uyumunu güçlendirmek için iş süreçlerinin yeniden tasarlanmasını kapsar.

Tüm bu noktalar işletmelerin iş süreçlerinin dengeli ve sağlıklı ilerleyişinin artırılması için iş süreçleri yönetimi aşamalarının önemini göstermektedir. İş süreçleri yönetimi aşamalarına ve işletmelerin bireysel süreçlerine uygun olarak ilerleyen modeller oluşturmak verimlilik noktasında son derece önemli olacaktır.

‍