Özlük Dosyası Nedir? Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanmalıdır?
Ayşenur Gömbeci
Özlük dosyası işverenin tüm çalışanlar için tuttuğu ve çalışana ait bilgilerin bulunduğu kayıt dosyasıdır. İşveren, bu bilgi ve belgeleri dürüstlük kuralı çerçevesinde ve hukuka uygun olarak kullanmak ve işçinin haklı çıkarı bulunmadığı sürece gizli tutmakla yükümlü kılınmıştır. Aynı zamanda bu dosya işçinin o iş yerinde çalıştığının bir ispatıdır ve çalışma süresi boyunca, iş ilişkisi kapsamında oluşturulan her evrak, belge ve yazışmayı da içerir.
4857 Sayılı İş Kanunu, Madde 75’i inceleyecek olursak “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.” şeklinde ifade edilmiştir. Bu hüküm uyarınca işverenin bu dosyayı oluşturması yasal olarak zorunlu kılınmıştır.
Özlük dosyası sadece işe başlarken işçi tarafından sunulan belgelerden oluşmaz, iş ilişkisi süresince tüm hareketlerin belgelendiği bir kayıt dosyasıdır. Bu yüzden daima güncel tutulmalıdır. Günümüzde bu belgeler kullanım kolaylığı açısından dijital ortamda da tutulmaktadır. Fakat oluşturulan bu dosya işveren ile işçi arasındaki olası bir anlaşmazlık durumunda delil olarak kullanılabilmektedir ve yetkililer tarafından herhangi bir denetim durumunda matbu olarak ibraz edilmelidir.. Bu nedenle dijital ortamda tutulsa dahi basılı kayıt olarak da muhafaza edilmelidir.
İş Kanunu ve ilgili mevzuatta özlük dosyasını saklama süresi konusunda bir bilgi yoktur. Fakat iş ilişkisi boyunca bu dosyanın tutulacağı konusunda tereddüt bulunmamaktadır. Ayrıca SGK mevzuatına göre ’’İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle saklamak zorundadır.’’ Bu sebeple özlük dosyası muhafaza süresi bakımından bu da dikkate alınmalıdır.
Özlük dosyası herhangi bir mevzuatta şekil bakımından bir kurala tabi tutulmamıştır. Fakat İş Kanunu’na göre içerik bakımından daima eksiksiz olmalıdır. Personel özlük dosyası, işçi özlük belgeleri ve diğer tüm resmi evrakların muhafazası için kırtasiyelerden temin edilebilir. Ayrıca bu belgeler sıradan dosyalar içerisinde de muhafaza edilebilir.
Özlük dosyasını iş ilişkisi boyunca yeni evraklarla daima güncellemek gerekir. Bazı evraklar ise işe başlarken yahut iş ilişkisinin sona ermesi sebebiyle dosyaya eklenir. Tüm bu evraklar işçinin, işin veya şirkettin niteliğine göre değişiklik gösterebilir. Aynı zamanda bazı belgelerin tutulması zorunlu iken bazılarının tutulması zorunlu olmamakla birlikte işveren bakımından avantaj sağlar. Genel olarak kapsama alınması gereken belgeler şu şekildedir;
İş ilişkisi süresince işçiye ait hizmet dökümleri, bordrolar, raporlar, izin veya avans talepleri gibi belgeler düzenli olarak özlük dosyasına eklenmelidir. İşçi işten ayrılacağı zaman da istifa dilekçesi veya fesih bildirimi gibi ayrılma belgeleri de dahil edilir.
Daha fazlası için JETLEXA Blog'u keşfedin!
