Perakende sektörü, çok sayıda mağaza, geniş ürün yelpazesi ve karmaşık tedarik zinciri dokümantasyonu ile doküman yönetiminde büyük zorluklarla karşı karşıyadır. Bu başarı hikayesi, ulusal bir perakende zincirinin OneDocs akıllı doküman yönetimi çözümüyle nasıl önemli operasyonel iyileştirmeler sağladığını anlatmaktadır.
Şirket Profili: Büyüyen Bir Perakende Zinciri
Kuruluş: Ülke genelinde 120 mağazası bulunan, gıda ve ev eşyaları satan orta-büyük ölçekli bir perakende zinciri
Zorluk: Şirket, hızlı büyümesi ve çok lokasyonlu yapısı nedeniyle şu doküman yönetimi sorunlarıyla karşı karşıyaydı:
Faturalar, irsaliyeler, sipariş formları ve tedarikçi sözleşmelerinin merkezi olmayan şekilde yönetilmesi
Envanter belgeleri ve stok raporlarının takibinde zorluklar
Çok sayıda tedarikçi ile ilgili dokümantasyonun etkin yönetilememesi
Mağazalar arası belge transferlerinde gecikmeler ve kayıplar
Giderek artan yasal uyum ve denetim gereksinimleri
Promosyon ve pazarlama materyallerinin zamanında dağıtımında aksaklıklar
Bu zorluklar, operasyonel verimsizliklere, eksik stok durumlarına ve kaçırılan satış fırsatlarına neden oluyordu.
Çözüm: OneDocs Akıllı Doküman Yönetimi Sistemi
Perakende zinciri, OneDocs akıllı doküman yönetimi çözümünü kullanarak:
Merkezi Belge Havuzu: Tüm tedarikçi sözleşmeleri, siparişler, faturalar ve mağaza belgeleri tek bir dijital platformda toplandı.
Otomatik Doküman Sınıflandırma: Belge türüne, ilgili mağazaya, ürün kategorisine ve tedarikçiye göre otomatik sınıflandırma sağlandı.
Fatura ve Sipariş Formlarından Veri Çıkarma: Faturalardaki ve sipariş formlarındaki kritik bilgiler otomatik olarak tespit edilip çıkarıldı.
Tedarikçi Dokümantasyonu Takibi: Tedarikçi sözleşmeleri, fiyat listeleri ve kalite belgelerinin merkezi yönetimi ve süresi yaklaşan sözleşmelerin otomatik takibi.
Mobil Erişim: Mağaza müdürleri ve saha ekipleri için belgelere mobil erişim sağlayan kullanıcı dostu arayüz.
Merkez-Mağaza Entegrasyonu: Genel merkez ve tüm mağazalar arasında gerçek zamanlı belge senkronizasyonu.
Somut Sonuçlar ve İş Etkileri
OneDocs'un uygulanması, perakende zincirine şu somut faydaları sağladı:
Tedarik Zinciri Optimizasyonu: Sipariş döngüsü süresi %38 kısaldı, kritik malzemelerde stok eksikliği %64 azaldı.
Fatura İşleme Verimliliği: Fatura işleme süresi %73 azalırken, ödeme hataları %81 oranında düştü.
Mağaza Operasyonlarında İyileşme: Mağaza müdürlerinin idari işlere ayırdığı zaman haftada 12 saatten 4 saate düşürüldü.
Denetim Hazırlık Sürelerinde Azalma: Denetim ve uyum belgeleri hazırlama süresi %82 kısaldı.
Promosyon Yönetiminde Etkinlik: Kampanya materyalleri ve fiyat etiketleri zamanında hazırlanma oranı %93'e yükseldi.
Nakit Akışı İyileştirmesi: Faturalama döngüsünün hızlanması ve hataların azalması sayesinde nakit akışında %21 iyileşme sağlandı.
Operasyonel Tasarruf: Kağıt, baskı, depolama ve belge yönetimi personel maliyetlerinde yıllık 1.4 milyon TL tasarruf elde edildi.
İcra Kurulu Başkanının Görüşleri
"Perakende iş modelimiz belge yoğun bir yapıya sahip ve bu belgeleri manuel olarak yönetmek giderek zorlaşıyordu. OneDocs, mağaza operasyonlarımızdan tedarik zincirine kadar tüm süreçlerimizde dönüşüm yarattı. Artık merkez ofis ve mağazalarımız arasında tam bir şeffaflık var. Tedarikçilerle ilgili tüm dokümanları tek bir yerden yönetmek, sözleşme yenilemelerini kaçırmamak ve faturalardaki tutarsızlıkları anında tespit etmek operasyonel verimliliğimizi önemli ölçüde artırdı. En önemlisi, mağaza yöneticilerimiz artık kağıt işleriyle boğuşmak yerine müşterilerimize ve ürünlerimize odaklanabiliyor." - Ayşe L., İcra Kurulu Başkanı
Projeden Öğrenilen Dersler
Perakende zinciri, dijital dönüşüm sürecinde şu kritik dersleri çıkardı:
Aşamalı Uygulama Stratejisi: Tüm mağazalara aynı anda geçiş yerine, pilot mağazalardan başlayarak kademeli geçiş daha başarılı oldu.
Kişiselleştirilmiş Eğitim: Mağaza personeli için yaş ve teknik becerilere göre uyarlanmış eğitim programları adaptasyonu hızlandırdı.
Tedarikçi Entegrasyonu: Belge yönetiminde başarı için tedarikçilerin de sürece dahil edilmesi gerektiği anlaşıldı.
Kullanıcı Dostu Arayüz Önemi: Özellikle mağaza personeli için basit ve sezgisel arayüzün kullanım oranını artırdığı görüldü.
Geleceğe Bakış
Başarılı OneDocs uygulamasının ardından, perakende zinciri şu gelecek adımları planlamaktadır:
Müşteri sadakat programı belgeleriyle entegrasyon
Satış noktası (POS) sistemleriyle doküman yönetimi entegrasyonu
Tedarikçi portalı ile belge paylaşımı ve iş birliğinin geliştirilmesi
Yapay zeka destekli talep tahmini raporlarının otomatik oluşturulması
OneDocs ile Perakende Sektöründe Fark Yaratın
OneDocs akıllı doküman yönetimi çözümü, perakende sektörünün özel ihtiyaçlarını karşılamak için tasarlanmış özellikleriyle öne çıkmaktadır:
Tedarikçi sözleşmelerinin ve faturalarının otomatik sınıflandırılması
Çok lokasyonlu işletmeler için özel olarak tasarlanmış erişim kontrolleri
Fiyat listelerinden ve faturalardan veri çıkarma ve analiz etme
Kampanya ve promosyon belgelerinin zamanında dağıtımı için tarih takibi
Envanter ve stok belgelerinin akıllı analizi
Denetim ve uyumluluk raporlarının otomatik oluşturulması
Perakende operasyonlarınızı optimize etmek, belge yönetiminde mükemmelliğe ulaşmak ve rekabet avantajı sağlamak için OneDocs'un yeteneklerini keşfetmeye başlayın.
OneDocs'un perakende sektörü için sunduğu özel çözümleri keşfetmek ve kendi başarı hikayenizi yazmaya başlamak için hemen demo sayfamızı ziyaret edin.
