1. Giriş

Onedocs ("Şirket", "biz") olarak, kullanıcılarımızın gizliliğini korumayı en üst düzeyde önemsemekteyiz. İşbu Gizlilik Politikası, yapay zeka destekli hukuk teknolojisi platformumuz aracılığıyla sunulan hizmetlerin kullanımı sırasında kişisel verilerinizin nasıl toplandığını, işlendiğini, korunduğunu ve haklarınızı açıklamaktadır.

Platformumuzu kullanarak işbu Gizlilik Politikası'nı okuduğunuzu ve anladığınızı kabul etmiş sayılırsınız.

2. Toplanan Veriler

2.1. Doğrudan Sağladığınız Veriler

Kayıt sırasında: ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası
Profil bilgileri: baro sicil numarası, unvan, çalışma alanı, büro/şirket bilgisi
Fatura bilgileri: vergi kimlik numarası, fatura adresi
İletişim formları ve destek talepleri aracılığıyla paylaştığınız bilgiler
Platform üzerinde oluşturduğunuz içerikler: arama sorguları, araştırma raporları, dilekçe ve sözleşme taslakları, koleksiyonlar

2.2. Otomatik Toplanan Veriler

IP adresi, tarayıcı türü ve sürümü, işletim sistemi
Cihaz bilgileri ve ekran çözünürlüğü
Erişim zamanları ve oturum süreleri
Sayfa görüntüleme ve platform içi etkileşim verileri
Çerezler ve benzeri teknolojiler aracılığıyla toplanan veriler (detaylar için Çerez Politikamıza bakınız)
Masaüstü uygulaması kullanımında: uygulama kullanım süreleri ve aktivite verileri (yalnızca zaman takibi özelliği aktif edildiğinde)

2.3. Üçüncü Taraflardan Elde Edilen Veriler

UETS entegrasyonu kapsamında: tebligat bildirimleri ve ekleri (kullanıcının UETS hesabını bağlaması halinde)
Ödeme hizmeti sağlayıcısından: ödeme onay bilgileri

3. Verilerin Kullanım Amaçları

Toplanan veriler aşağıdaki amaçlarla kullanılmaktadır:

3.1. Hizmet Sunumu

Hesap oluşturma, kimlik doğrulama ve hesap yönetimi
İçtihat ve mevzuat arama, derin araştırma, emsal analizi hizmetlerinin sunulması
Dilekçe hazırlama, sözleşme analizi ve belge oluşturma hizmetlerinin sağlanması
Tebligat takibi, takvim, dosya ve proje yönetimi hizmetlerinin çalıştırılması
Zaman takibi, performans raporlama ve faturalandırma özelliklerinin sunulması
Kişisel kütüphane, koleksiyon ve favori özelliklerinin işletilmesi

3.2. Hizmet İyileştirme

Platform performansının izlenmesi ve iyileştirilmesi
Arama sonuçlarının kalitesinin artırılması
Yapay zeka modellerinin doğruluk ve güvenilirliğinin değerlendirilmesi
Kullanıcı deneyiminin geliştirilmesi
Anonim istatistiksel analizler

3.3. Güvenlik ve Yasal Uyumluluk

Bilgi güvenliği ve dolandırıcılık önleme
Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
Hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması

3.4. İletişim ve Pazarlama

Hizmet bildirimleri ve teknik bilgilendirmeler
Açık rızanız dahilinde tanıtım ve pazarlama iletişimi
Hukuki bülten ve Resmi Gazete bildirimleri

4. Yapay Zeka ve Verileriniz

Onedocs, yapay zeka destekli hukuk teknolojisi hizmetleri sunmaktadır. Verilerinizin yapay zeka kapsamında işlenmesine ilişkin önemli bilgiler:

Model eğitimi: Kullanıcı verileri, yapay zeka modellerinin eğitilmesi amacıyla kullanılmaz.
Sorgu işleme: Arama sorguları ve araştırma talepleri, ilgili sonuçların üretilmesi amacıyla işlenir ve sonrasında sorgu logları olarak saklanır.
Belge işleme: Yüklenen belgeler yalnızca talep edilen hizmetin sunulması amacıyla geçici olarak işlenir.
Otomatik karar alma: Platform, otomatik karar alma mekanizması içermez. Tüm yapay zeka çıktıları öneri niteliğindedir ve kullanıcının mesleki değerlendirmesine tabidir.
Veri ayrımı: Her kullanıcının verileri mantıksal olarak ayrı tutulur; bir kullanıcının verileri başka kullanıcılara görünür olmaz.

5. Verilerin Korunması

Kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamak amacıyla aşağıdaki teknik ve idari önlemler alınmaktadır:

Aktarım sırasında 256-bit SSL/TLS şifrelemesi
Depolama sırasında AES-256 şifreleme
Çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA) desteği
Rol tabanlı erişim kontrol sistemi
Düzenli penetrasyon testleri ve güvenlik denetimleri
7/24 güvenlik izleme ve anomali tespiti
Düzenli veri yedekleme ve felaket kurtarma prosedürleri
Çalışan gizlilik taahhütnameleri ve düzenli güvenlik eğitimleri

6. Üçüncü Taraflarla Paylaşım

Kişisel verileriniz, aşağıdaki durumlar dışında üçüncü taraflarla paylaşılmaz:

Hizmet sağlayıcılar: Bulut altyapı, ödeme işleme, e-posta gönderimi ve analitik hizmetleri sunan iş ortaklarımızla, yalnızca hizmetin sunulması için zorunlu olan veriler, gizlilik sözleşmeleri kapsamında paylaşılır.
Yapay zeka sağlayıcıları: Yapay zeka özelliklerinin çalıştırılması için sorgu verileri işlenir. Bu sağlayıcılar, verileri model eğitimi veya başka amaçlarla kullanamazlar.
Yasal zorunluluklar: Mahkeme kararları, savcılık talepleri veya yasal düzenlemeler gereği yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına.
Şirket birleşme/devralmaları: Şirketin tamamının veya bir bölümünün devredilmesi halinde, devir alan tarafa mevcut gizlilik taahhütleri kapsamında.

Kişisel verileriniz hiçbir koşulda reklam verenlerle, veri simsarlarıyla veya üçüncü taraf pazarlama şirketleriyle paylaşılmaz ya da satılmaz.

7. Uluslararası Veri Aktarımı

Hizmetlerimizin sunulması kapsamında, kişisel verileriniz Türkiye dışındaki sunucularda işlenebilmektedir. Bu aktarımlar:

KVKK'nın 9. maddesi kapsamında, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeterli koruma bulunan ülkelere; veya
Yeterli korumanın taahhüt edildiği bağlayıcı sözleşmeler çerçevesinde gerçekleştirilmektedir.

8. Veri Saklama

Kişisel verileriniz, işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır. Hesabınızı sildiğinizde, kişisel verileriniz yasal saklama yükümlülüklerine tabi olanlar hariç olmak üzere 30 gün içinde silinir veya anonim hale getirilir.

Yasal saklama süreleri hakkında detaylı bilgi için KVKK Aydınlatma Metnimizi inceleyebilirsiniz.

9. Haklarınız

6698 sayılı KVKK kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
Aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
Silinmesini veya yok edilmesini isteme
Otomatik analiz sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme
Kanuna aykırı işleme nedeniyle zararınızın giderilmesini talep etme

Haklarınızı kullanmak için hello@onedocs.com adresine başvurabilirsiniz.

10. Çocukların Gizliliği

Onedocs platformu, profesyonel hukuk hizmetleri sunan bir araçtır ve 18 yaşın altındaki bireylere yönelik değildir. 18 yaşın altındaki bireylerin kişisel verilerini bilerek toplamayız. Böyle bir durumun tespiti halinde ilgili veriler derhal silinecektir.

11. Politika Değişiklikleri

İşbu Gizlilik Politikası, yasal düzenlemeler, hizmet kapsamındaki değişiklikler veya gizlilik uygulamalarımızdaki güncellemeler doğrultusunda değiştirilebilir. Önemli değişiklikler hakkında platform üzerinden ve/veya e-posta yoluyla bilgilendirme yapılacaktır. Güncel politikayı düzenli olarak incelemenizi tavsiye ederiz.

12. İletişim

Gizlilik politikamız veya kişisel verilerinizin işlenmesi hakkında sorularınız için bizimle iletişime geçebilirsiniz:

E-posta: hello@onedocs.com