1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden Onedocs ("Şirket") olarak, kişisel verilerinizin korunmasına büyük önem vermekteyiz. İşbu aydınlatma metni, platformumuz üzerinden sunulan hukuk teknolojisi hizmetleri kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

İletişim: hello@onedocs.com

2. İşlenen Kişisel Veriler

Platformumuzun kullanımı sırasında aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenmektedir:

a) Kimlik Bilgileri

Ad, soyad, T.C. kimlik numarası (yalnızca fatura işlemleri için).

b) İletişim Bilgileri

E-posta adresi, telefon numarası, iş adresi.

c) Mesleki Bilgiler

Baro sicil numarası, baro kaydı, unvan, çalışma alanı, büro/şirket bilgisi.

d) Kullanıcı İşlem Bilgileri

Arama sorguları, araştırma geçmişi, oluşturulan belgeler, koleksiyon ve favori kayıtları, platform üzerindeki etkileşim verileri.

e) İşlem Güvenliği Bilgileri

IP adresi, oturum bilgileri, tarayıcı türü ve sürümü, cihaz bilgileri, işletim sistemi, erişim zamanları, log kayıtları.

f) Finansal Bilgiler

Fatura bilgileri, ödeme geçmişi. (Kredi kartı bilgileri Onedocs tarafından saklanmaz; ödeme hizmeti sağlayıcısı tarafından işlenir.)

g) Pazarlama Bilgileri

Çerez verileri, tercih ve ilgi alanları, bülten abonelik tercihleri.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

Üyelik ve kullanıcı hesabı oluşturma, kimlik doğrulama işlemlerinin yürütülmesi
Yapay zeka destekli içtihat arama, mevzuat arama, derin araştırma ve emsal analizi hizmetlerinin sunulması
Dilekçe hazırlama, sözleşme analizi ve belge oluşturma hizmetlerinin sağlanması
Tebligat takibi, takvim ve görev yönetimi, dosya ve proje takibi hizmetlerinin sunulması
Zaman takibi, performans raporlama ve faturalandırma hizmetlerinin yürütülmesi
Kişisel kütüphane, koleksiyon ve favori özelliklerinin çalıştırılması
Kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi ve hizmet kalitesinin artırılması
Müşteri destek ve iletişim süreçlerinin yönetilmesi
Abonelik, ödeme ve fatura işlemlerinin gerçekleştirilmesi
Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi
5651 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat kapsamında yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin karşılanması
İstatistiksel çalışmaların ve anonim analizlerin yapılması
Hizmetlere ilişkin bilgilendirme ve tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesi (açık rıza ile)

4. Kişisel Verilerin İşlenme Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebepler çerçevesinde işlenmektedir:

Sözleşmenin kurulması veya ifası: Hizmet sözleşmesinin kurulması ve platform hizmetlerinin sunulması için gerekli verilerin işlenmesi
Kanunda açıkça öngörülmesi: 5651 sayılı Kanun, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamındaki yükümlülükler
Meşru menfaat: Hizmet kalitesinin artırılması, bilgi güvenliğinin sağlanması ve dolandırıcılığın önlenmesi
Açık rıza: Pazarlama faaliyetleri, bülten gönderimi ve çerez kullanımı

5. Kişisel Verilerin Aktarımı

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 8. ve 9. maddelerinde öngörülen şartlara uygun olarak aşağıdaki taraflara aktarılabilmektedir:

Yasal zorunluluklar: Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (mahkemeler, BTK, vergi daireleri vb.) yasal talepler doğrultusunda
Hizmet sağlayıcılar: Bulut altyapı hizmetleri, ödeme hizmeti sağlayıcıları, e-posta gönderim hizmetleri, analitik hizmet sağlayıcıları (veri işleyen sıfatıyla, gizlilik sözleşmeleri kapsamında)
Yapay zeka hizmet sağlayıcıları: Platform üzerindeki yapay zeka özelliklerinin sunulması için, kullanıcı sorgularının anonim veya pseudonim hale getirilerek işlenmesi amacıyla

Yurt dışına aktarım: Bulut altyapı ve yapay zeka hizmet sağlayıcılarının yurt dışında bulunan sunucuları kullanılabilmektedir. Bu aktarımlar, KVKK'nın 9. maddesi kapsamında yeterli koruma bulunan ülkelere veya veri sorumlusunun/veri işleyenin yeterli korumayı taahhüt ettiği sözleşmeler çerçevesinde gerçekleştirilmektedir.

6. Yapay Zeka ve Veri İşleme

Onedocs, yapay zeka destekli hukuk teknolojisi hizmetleri sunmaktadır. Bu kapsamda:

Arama sorguları ve araştırma talepleri, ilgili sonuçların üretilmesi amacıyla yapay zeka modelleri tarafından işlenir.
Dilekçe ve sözleşme hazırlama sürecinde yüklenen belgeler, yalnızca taslak oluşturma amacıyla işlenir ve kullanıcı tarafından silindikten sonra sistemden kaldırılır.
Yapay zeka modelleri, kullanıcı verilerinizle eğitilmez. Verileriniz yalnızca size hizmet sunulması amacıyla işlenir.
Otomatik karar alma mekanizmaları kullanılmamaktadır; yapay zeka çıktıları yalnızca öneri niteliğindedir.

7. Veri Saklama Süresi

Kişisel verileriniz, işlenme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve aşağıdaki yasal süreler dahilinde saklanmaktadır:

Üyelik ve hesap bilgileri: Hesap aktif olduğu sürece ve hesap silindikten sonra 6 ay
İşlem güvenliği verileri (log kayıtları): 5651 sayılı Kanun gereği 2 yıl
Fatura ve ödeme bilgileri: 213 sayılı VUK gereği 5 yıl
Sözleşme verileri: Sözleşme ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl (TBK md. 146)
Pazarlama verileri: Açık rızanın geri çekilmesine kadar

Saklama sürelerinin sona ermesiyle birlikte kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8. Veri Güvenliği Tedbirleri

Onedocs, kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamak amacıyla aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri almaktadır:

256-bit SSL/TLS şifrelemesi ile veri iletimi
Veritabanı düzeyinde AES-256 şifreleme
Erişim kontrol mekanizmaları ve yetkilendirme sistemi
Düzenli güvenlik testleri ve zafiyet taramaları
Çalışanlara yönelik veri güvenliği eğitimleri
Veri işleyen üçüncü taraflarla gizlilik sözleşmeleri
Log kayıtları ile erişim takibi
Düzenli yedekleme ve felaket kurtarma prosedürleri

9. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme
KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

10. Başvuru Yöntemi

Yukarıdaki haklarınızı kullanmak için aşağıdaki yöntemlerle başvurabilirsiniz:

E-posta: hello@onedocs.com adresine kimliğinizi tespit edici bilgilerle birlikte yazılı başvuru
Platform: Hesap ayarlarınız üzerinden veri talebi oluşturma

Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

11. Aydınlatma Metninde Değişiklik

Onedocs, işbu aydınlatma metnini yasal düzenlemeler ve hizmet kapsamındaki değişiklikler doğrultusunda güncelleme hakkını saklı tutar. Güncellemeler, platformumuz üzerinden yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer. Önemli değişiklikler hakkında kayıtlı e-posta adresinize bilgilendirme yapılacaktır.

KVKK Aydınlatma Metni